Setiap permohonan bagi mewujudkan groupmail untuk kegunaan jabatan perlu melalui memo khas dengan memberikan maklumat lengkap mengenai groupmail termasuk cadangan nama groupmail, nama pemilik groupmail, ahli, justifikasi penggunaan groupmail serta kelulusan pegawai yang bertanggungjawab. Maklumat lanjut mengenai kemudahan Groupmail boleh dirujuk pada Etika Penggunaa E-Mel dan Internet.